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6 razones por las que su gestión de documentos está fallando

Los equipos tienen que trabajar juntos para hacer avanzar un proyecto, y la gestión de documentos desempeña un papel importante en este sentido.

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Los proyectos de construcción no se desarrollan en el vacío. Siempre hay varias personas implicadas en la realización de un proyecto, por lo que la colaboración es muy importante.

Los equipos tienen que trabajar juntos para hacer avanzar un proyecto, y la gestión de documentos de construcción desempeña un papel importante en este sentido.

Las partes interesadas deben tener en sus manos varios documentos (incluyendo planos, modelos y documentos) en cualquier momento. Parece sencillo, pero la gestión de documentos de todos esos archivos no es fácil, sobre todo a medida que se incorporan más personas a un proyecto.

Y como  capataz o ingeniero de proyectos, es probable que usted esté en el centro de todo. Desde la organización de los archivos hasta la concesión de acceso a los datos, son necesarias prácticas estrictas de gestión de documentos para que sus equipos estén en la misma página (literal y figuradamente).

Si te cuesta conseguirlo, echa un vistazo a tus sistemas y procesos para encontrar áreas de mejora. A continuación se exponen algunas de las razones más comunes por las que la gestión de documentos puede estar fallando y cómo resolverlas.

1. Necesitas acceso móvil a todo tipo de documentos

Aunque es probable que ya no tengas que cargar con pesados dibujos, estar limitado a acceder a los documentos sólo en ordenadores de sobremesa o portátiles no es precisamente cómodo. Por eso la movilidad es esencial en la gestión de documentos. Ya sea en el lugar de trabajo, en la oficina o incluso en casa, es necesario poder acceder a los documentos de construcción adecuados. Disponer de un sistema de gestión de documentos que se adapte a los dispositivos móviles le ayudará a conseguirlo.

Utilice una plataforma que le permita acceder a una amplia gama de tipos de archivos tanto en el escritorio como en el móvil. Para obtener los mejores resultados, elija una solución que ofrezca una rica funcionalidad de modelos en el móvil, para que usted y su equipo puedan navegar e interactuar con los modelos desde prácticamente cualquier lugar.

2. La información del proyecto está sobreprotegida o infraprotegida

Gestionar el acceso a la información del proyecto puede ser complicado. Cuando los archivos están demasiado restringidos, los equipos no pueden acceder a la información que necesitan, lo que dificulta la productividad y aumenta los retrasos. Sin embargo, ser demasiado indulgente abre problemas de privacidad y aumenta el riesgo de una violación de datos.

Para que los permisos de los usuarios sean correctos, se necesita una solución de gestión de documentos sólida. Su sistema debe permitirle personalizar los permisos de los usuarios en función de su función o del tipo de archivo para garantizar que la gente tenga la información necesaria sin exponer los datos sensibles. Lo ideal es que la solución sincronice y descargue automáticamente los archivos y carpetas sin comprometer los permisos web. De este modo, los administradores no tendrán que configurar manualmente los ajustes de un archivo o carpeta cada vez que se actualice.

3. Los documentos no están vinculados a los modelos digitales

Hoy en día, no basta con que los documentos de construcción sean accesibles, sino que también deben ser procesables. En lugar de dar a los equipos documentos estáticos, permítales tomar decisiones más inteligentes ofreciéndoles la posibilidad de explorar los modelos con mayor detalle.

Es útil ofrecer una experiencia de visualización de documentos rica que permita a su equipo navegar por los documentos y extraer la información que necesitan, ya sea en la oficina o en el campo.

4. Las mediciones no se pueden confirmar desde ningún sitio

Las mediciones inexactas pueden causar estragos en su proyecto, lo que a menudo conduce a una costosa y lenta reelaboración. ¿La buena noticia? Estos problemas son más evitables que nunca, gracias a la moderna tecnología de la construcción.

Muchas de las plataformas de gestión de documentos actuales tienen funciones de visualización de modelos que permiten a los equipos de campo medir modelos 3D desde la plataforma. Estas funciones facilitan la contextualización y la confirmación de las mediciones.

Además de permitir que los equipos construyan con confianza, disponer de mediciones verificables desde cualquier lugar significa que las partes interesadas pueden ahorrar tiempo al no tener que ir de un lado a otro con otros equipos.

5. Los cambios necesitan más contexto

Para que los proyectos avancen, los comentarios, los cambios y las preguntas deben comunicarse rápidamente. Parece sencillo, pero establecer un flujo de información fluido es un reto cuando hay múltiples interesados dispersos en diferentes lugares. Además, los equipos suelen necesitar la información de fondo o el contexto correctos para ejecutar con eficacia.

La mejor solución es transmitir los comentarios mediante una plataforma compartida a la que todos puedan acceder en tiempo real. De este modo, las partes interesadas pueden añadir aportaciones y preguntas sobre los propios dibujos y modelos. Para obtener los mejores resultados, permita a los miembros del equipo incluir fotos, solicitudes de información o formularios para proporcionar un contexto adicional.

6. Los problemas se documentan demasiado tarde

Los problemas detectados durante el diseño y la pre-construcción pueden costar unos pocos miles de dólares, mientras que los que surgen sobre el terreno pueden costar decenas, si no cientos de miles de dólares, para ser mitigados.

Por ello, es fundamental documentar los problemas a tiempo. Debe capacitar a su equipo para que identifique y solucione los problemas con antelación para evitar grandes dolores de cabeza en el futuro.

Cómo tener la gestión de documentos bajo control

Los profesionales de la construcción como usted se enfrentan cada día a estos problemas de gestión de documentos. Afortunadamente, estos problemas no son insuperables. Autodesk Construction Cloud puede resolver todos y cada uno de ellos gracias a las amplias capacidades de visualización de modelos y a las funciones de colaboración. Con Autodesk Construction Cloud, puede dar a su equipo acceso a la información que necesitan, para que todos estén en la misma página en cada etapa.

Si prefiere un recorrido por la gestión de documentos en Autodesk Construction Cloud, póngase en contacto con nosotros para una demostración. Nos encantaría entender en qué punto se encuentra y cómo podemos ayudarle.

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